Kui puhkus lõpeb, ei tohiks töö laviinina tagasi tulla: juhi kolme päeva taaskäivituse plaan
Töötaja puhkus võib lõppeda hetkega. Piisab sellest, et ta avab esmaspäeva hommikul postkasti ning leiab sealt sadakond lugemata kirja, kuus märget sõnaga „kiire” ja kalendri, kuhu kolleegid on juba enne lõunat kolm koosolekut mahutanud. Jah, keha tuli küll puhkuselt tagasi, aga pea lükati sekundiga vanasse töörütmi. Õhtuks või inimene tunda, nagu poleks ta ära olnudki.
See ei ole haruldane. HR Uudiste vahendatud CV.ee uuringus ütles 72% vastanutest, et nad ei suuda puhkusel tööst täielikult lahti lasta. 37% tundis otsest survet olla puhkuse ajal kättesaadav ning kirjalikud kokkulepped töövälise kättesaadavuse kohta olid olemas vaid 14% organisatsioonidest.
Kui eemaldumine on juba keeruline, ei tohiks ehk tagasitulek olla järgmine vastupidavuskatse töötajale. Siin saaks juht teha üllatavalt palju, eriti esimese kolme tööpäeva jooksul.
Puhkus kaob kiiresti, kui töö tuleb korraga tagasi
Paljud juhid mõtlevad heatahtlikult, et puhkuselt naasnud inimesele tuleb lihtsalt veidi aega anda. Tegelikkuses ootab teda samal ajal terve müriaad vanu sõnumeid, lahtisi otsi, teiste inimeste ootusi ja uusi ülesandeid. Kui keegi ei aita seda massi sorteerida, teeb töötaja seda ise, tavaliselt kõige valjema nõudmise järgi.
Just siin hakkab puhkuse mõju kaduma. Inimene ei vali enam, millega alustada, vaid reageerib. Ta hüppab kirjast vestlusesse, vestlusest koosolekule ja koosolekult järgmise kiire probleemi juurde. Päev on täis tegevusi, kuid õhtul on raske öelda, mis päriselt edasi liikus.
Koolitustel kuulen juhtidelt sageli, et puhkuselt tulija peab kõigepealt „järje peale saama”. See kõlab loogiliselt, aga peidab endas ohtlikku eeldust: justkui oleks kogu vahepeal kogunenud töö endiselt sama oluline. Enamasti ei ole. Osa küsimusi on juba lahenenud, osa kaotanud tähtsuse ning osa vajab hoopis uut otsust.
Seetõttu ei vaja töötaja esimestel päevadel mitte väiksemat vastutust, vaid selgemat vastutust. Juhi ülesanne on aidata tal eristada oluline mürast.
Esimene päev: tee maandumisvestlus
Esimese tööpäeva kõige väärtuslikum kohtumine ei ole pikk ülevaatekoosolek. See on 20- minutiline maandumisvestlus otsese juhiga. Selle eesmärk pole anda täielikku aruannet kõigest, mis inimese äraolekul juhtus. Eesmärk on taastada ühine pilt tänasest olukorrast.
Alusta kolmest küsimusest. Mis muutus tema äraolekul päriselt? Millised teemad on nüüd kõige olulisemad? Mille võib rahulikult kõrvale jätta? Need küsimused vähendavad tunnet, et inimene peab kogu mineviku korraga läbi töötama.
Seejärel vaadake koos üle kalendri ja postkasti loogika, mitte iga üksikut kirja. Millised saatjad või teemad vajavad tähelepanu? Milliseid koosolekuid pole enam vaja? Kellelt saab küsida viieminutilise kokkuvõtte, selle asemel et lugeda läbi pikk vestlusahel?
Juht ei pea töötaja eest vastuseid välja otsima. Küll aga saab ta anda loa loobuda sellest, mis pole enam oluline. See luba on tähtis, sest kohusetundlik inimene kipub muidu käsitlema kõiki kogunenud ülesandeid võrdselt.
Teine päev: vali kolm värsket prioriteeti
Teiseks päevaks on inimesel üldpilt olemas, kuid töölaud võib endiselt tunduda liiga lai. Nüüd tuleb vana ülesannete nimekirja asemel sõnastada värske lähtekoht. Mitte kümme asja, mida peaks jätkama, vaid kolm tulemust, mis vajavad sel nädalal kõige rohkem tähelepanu.
Miks just kolm? Sest selgus tekib valiku kaudu. Kui kõik on prioriteet, siis pole miski prioriteet. Kolm fookust annavad töötajale võimaluse teha iseseisvaid otsuseid ka siis, kui päeva jooksul lisandub uusi soove.
Juht võib öelda: „Kui sel nädalal liiguvad need kolm teemat edasi, on nädal hästi läinud.” Selline lause vähendab nähtamatut survet kõik tegemata asjad ühe hooga tasa teha. Samuti aitab see töötajal viisakalt keelduda ülesannetest, mis võivad küll tunduda kiired, kuid ei toeta kokkulepitud tulemust.
Oluline on üle vaadata ka töötempo. Kas esimese nädala kalender jätab süvenemiseks ruumi või on see juba koosolekutega täidetud? Mõnikord on kõige parem juhtimisotsus lükata üks arutelu edasi, mitte õpetada töötajale veel üht ajajuhtimise võtet.
Kolmas päev: taasta meeskonnakontakt ja piirid
Kolmandal päeval tasub tähelepanu pöörata suhetele. Puhkuselt naasnud inimene ei vaja tingimata pikka meeskonnakoosolekut, kuid ta vajab tunnet, et on jälle infoväljas ja saab teistega loomulikult jätkata.
Selleks võib piisata lühikesest ringist, kus kolleegid jagavad, mis nende töös vahepeal muutus ja millist koostööd nüüd vajatakse. Tähtis on vältida olukorda, kus igaüks annab naasjale korraga oma tellimuse. Juht saab aidata ootused järjestada ning selgitada, milline teema kuulub käesolevasse nädalasse ja milline mitte.
Samal päeval tuleks taastada ka kättesaadavuse piirid. Kui töötaja vastas puhkuse ajal kirjadele või jälgis töövestlusi, ei tasu seda võtta hea pühendumuse märgina. Tasub küsida, mis tegi eemaldumise keeruliseks. Kas puudus asendaja? Kas reeglid olid ebaselged? Kas inimene kartis, et muidu ootab teda tagasi tulles veel suurem koorem?
See vestlus ei muuda möödunud puhkust, kuid võib muuta järgmist. Piirid ei püsi plakatil või siseveebi juhendis. Need püsivad siis, kui juht oma käitumisega kinnitab, et puhkusel inimene ei pea olema varuvariant.
Mis saab siis, kui kiiret tööd ongi palju?
Mõnikord ei ole probleem halvas planeerimises. Meeskonnas võib olla päris kriis, tähtis kliendiprojekt või ootamatu puudujääk. Sellisel juhul ei saa juht lubada rahulikku nädalat, mida tegelikkus ei võimalda.
Ka siis aitab aus prioriseerimine. Ütle töötajale otse, milline olukord vajab erakorralist pingutust, kui kaua see tõenäoliselt kestab ja millest me selle tõttu loobume. Inimene talub ajutist koormust paremini, kui sellel on selge põhjus ja lõpp.
Halvim lahendus on nimetada kõike kriitiliseks ning loota, et värskelt puhkuselt tulnud töötaja veab rohkem välja. Puhkus ei ole energiavaru, mille organisatsioon võib esimesel nädalal ära kulutada. See peaks aitama inimesel jätkata jätkusuutlikumalt, mitte ainult kiiremini.
Kui juht märkab, et puhkuselt naasmise järel tekib sama ülekoormus ikka ja jälle, tasub vaadata üksikisikust kaugemale. Võib-olla on rollis liiga palju püsivaid kohustusi, asendamine on korraldamata või meeskonna töö sõltub liialt ühest inimesest. Siis pole küsimus tagasitulekuplaanis, vaid töökorralduses.
Kokkuvõtteks
Puhkuselt naasmine ei pea olema päev, mil töötaja tõestab, kui kiiresti ta suudab kogu kogunenud töö enda kanda võtta. Juht saab esimese kolme päevaga luua teistsuguse kogemuse: kõigepealt selgus, siis fookus ning lõpuks taastatud koostöö ja piirid.
See ei nõua uut süsteemi ega pikka protsessi. Vaja on kolme teadlikku vestlust ja valmisolekut öelda, milline töö võib praegu tegemata jääda. Just nii jõuab puhkuse mõju päriselt tööellu kaasa.
Põhipunktid, mida kaasa võtta
Esimesel päeval aita töötajal eristada päriselt oluline kogunenud mürast.
Teisel päeval leppige kokku kolm värsket prioriteeti ja tehke neile kalendris ruumi.
Kolmandal päeval taastage meeskonnakontakt ning rääkige läbi kättesaadavuse piirid.
Korduv tagasituleku ülekoormus viitab sageli töökorralduse, mitte töötaja nõrkuse probleemile.
Küsimused mõtisklemiseks juhile
1. Milline kogemus ootab sinu meeskonnas inimest tema esimesel puhkusjärgsel hommikul?
2. Kas töötaja teab, millised kolm tulemust on naasmise nädalal kõige olulisemad?
3. Mida saad sina juhina teha, et järgmine puhkus oleks päriselt töövaba?
Artikli autor
Kaido Pajumaa
Motivaator.ee juhtide ja meeskondade koolitaja
