Sisseostetud raamatupidaja alt ei vea
Raamatupidamisteenuse sisseostmisel võib olla kindel, et raamatupidaja haigestumise või puhkuse korral töö tegemata ei jää.
„Teenust sisse ostes kaardistavad ettevõtte oma raamatupidaja ja teenuseosutaja kõigepealt kõik protsessid, ehk annab midagi parandada ja efektiivsemaks muuta,“ rääkis Grant Thornton Balticu partner ja raamatupidamise valdkonna juht Gaily Kuusik.
Kuigi see on aeganõudev protsess, hajutab see riske juhuks, kui ettevõtte raamatupidaja peaks vahetuma või abi vajama.
Teenusepakkujal peab alati olema mitu töötajat konkreetse kliendi raamatupidamisega kursis.
„Kui mina ostan teenuse, siis mind tegelikult see ei huvita, kas töötaja läks ära, on puhkusel, haiguslehel või koolitusel või on tal lihtsalt kehv päev. Teenusepakkuja garanteerib, et seal, kus ühel kukub pall maha, võtab keegi teine selle üles,” rääkis ettevõtte Starship Technologies pearaamatupidaja Iriina Kangur, kes teenust sisse ostab. Ta lisas, et inimese vahetumisel ei tohi kannatada töö kvaliteet ja tööaja pikkus.
Grant Thornton Balticu partner ja vandeaudiitor Mart Nõmper rõhutas, et teenusepakkujal peab kindlasti olema vastutuskindlustus.
„Kui tuleb vastus, et meil ei ole kindlustust vaja, sest me kunagi ei eksi, siis see on ohumärk. Inimene siiski kahtlemata on ekslik,” lisas Nõmper.
Klient ei või infot kinni hoida
Kvaliteetne teave ja algdokumendid on teenuse sisseostmise alus. Kui neid pole, võib teenuseosutaja teenuse pakkumisest ka keelduda.
„Iga teenusepakkuja osutab teenust olukorras, kus mõlemal osapoolel on huvi. Kui tegelikult kliendil ei ole huvi teenust saada, siis milleks me punnitame? Me ei saa teha raamatupidamist, kui me ei saa infot,” selgitas Gaily Kuusik.
Lisaks teenuseosutamise raskendamisele ohustab kliendi selline käitumine teenust pakkuva ettevõtte mainet.
„Ka poole pealt lepingu lõpetamine ei ole harv nähtus, kui selleks on vajadus,“ lisas Kuusik.
Kuna sageli ostetakse teenust sisse seetõttu, et endal puudub vastavas valdkonnas kompetents, siis peab teenuseosutaja lisaks küsimustele vastamisele oskama ka proaktiivselt nõu anda, juhul kui klient ei oskagi kohe õigeid küsimusi küsida.
„Sobiva teenusepakkujaga on töö nagu suhe,“ selgitas Iriina Kangur.
Kangur ootab teenuseosutajalt, et tuletataks meelde ka lisanduvaid kohustusi, vajaminevaid dokumente ja tähtaegu.
Enne otsustamist vali hoolega
Mart Nõmper soovitas teenuseosutaja valimisel küsida pakkumisi mitmest ettevõttest ja anda enne lepingu sõlmimist kodutöö.
„Näiteks võib teenusepakkujale anda mõne raamatupidamise ülesande ja küsida, kuidas nemad käituksid ja ettevõtjat aitaksid. Sellise kodutöö võib anda mitmele büroole ja vaadata, kui kiiresti, kvaliteetselt ja mis moel vastatakse, sest see hakkab korduma ka hilisemas kliendisuhtes,“ rääkis Nõmper.
Samuti peaks kontrollima, kas teenuseosutajat on auditeeritud.
„Kui ettevõttel on audiitor, siis saab audiitori käest uurida, kas tal on selle raamatupidamisbürooga enne kokkupuudet olnud ja kuidas auditid on kulgenud,“ lisas Nõmper.
Kui raamatupidamisteenuse osutajal pole maksudeklaratsioonid õigel ajal esitatud või on tal maksuvõlad, siis tasub eemale hoida.
„Kui kingsepa king on katki, siis me ei taha minna selle kingsepa juurde ega käia nende kingadega, mis tulevad sealt majast,” tõi Mart Nõmper analoogi „Raamatupidamisteenuse kasutajaid on järjest rohkem. Üks põhjustest on varasemast operatiivsem ja mugavam teenus,“ sõnas Nõmper.
Ühtlasi tähendab see, et info liigub teenuseosutaja ja ettevõtja vahel jooksvalt ja infosulgu ei teki.
„Tänapäeva teenusepakkujad on hästi kvaliteetsed ‒ sul on ettevõtjana 24 tundi ligipääs oma andmetele. Kui sul ei ole, siis on sul vale teenusepakkuja, sest oma andmetele ligipääs on elementaarne,” lisas Nõmper.
———
Täispikka vestlust on võimalik kuulata saates Kasvukursil, mh tehisaru kasutamise kohta raamatupidaja töös, milline raamatupidaja sobiks väikeettevõttele või börsile minevale ettevõttele ja kuidas ennast kaitsta, kuna teenusepakkuja saab ligi ettevõtte kõige olulisemale teabele. Intervjueeris Ireene Kilusk.
Artikli päisefoto autor: Andres Laanem
