AI kasutuselevõtt HR- ja õppetegevustes kasvab kiiresti ning samal ajal kujuneb välja ka selle kasutamist reguleeriv õigusraamistik. Kuigi Euroopa Liidu tehisintellekti määruse (EU AI Act) mõned olulised tähtajad on hiljuti edasi lükatud, tasub organisatsioonidel juba praegu hinnata oma AI-lahendusi ja tulevikuplaane. Esialgse 2026. aasta augusti tähtaja asemel peab nüüd “valmis olema” 2. detsembriks 2027.

AI-määruse (lisa 3) kohaselt kuuluvad "kõrgema riskiga" kategooriasse AI-süsteemid, mida kasutatakse värbamiseks, kandidaatide valimiseks, tööülesannete jaotamiseks või töötajate soorituse ja käitumise hindamiseks.

Just need on valdkonnad, millele hakkavad 2027. aasta detsembrist kehtima läbipaistvuskohustused ja riskihaldusnõuded. Kui AI-süsteem mõjutab kellegi karjääri või töötingimusi, peab organisatsioon olema suuteline selgitama algoritmi loogikat ja tagama, et süsteem ei teeks kallutatud otsuseid.

Personaliosakondadele peitub ohukoht iseehitatud AI-lahendustes, kus kasutatakse üldiseid mudeleid nagu ChatGPT või Gemini spetsiifiliste HR-tööriistade loomiseks. Kui organisatsioon loob sisemiselt tööriista, mis näiteks reastab CV-sid või analüüsib töötajate meelsust, võib ta muutuda AI "pakkujaks", mitte jääda lihtsalt "kasutajaks". See toob kaasa märgatavalt suurema vastutuse riskide juhtimise ja tehnilise dokumentatsiooni osas, mida paljud organisatsioonid ei pruugi täna teadvustada.

Ohtlikule rajale sattumise vältimiseks on parim praktika keskenduda AI rakendamisel sisule ja protsessidele, mitte inimeste profileerimisele. Ohutum on kasutada AI-d näiteks koolitusmaterjalide ja sise-eeskirjade koostamiseks või tehnilise toe automatiseerimiseks, kuna need ei liigitu tavaliselt kõrgema riskiga tegevuste alla.

Samuti peab säilima "human-in-the-loop" (inimene vahelülina) põhimõte. Tehisintellekt ei tohi teha lõplikke karjääriotsuseid üksi, vaid inimesel peab olema alati võimalus tulemusi kontrollida või need tühistada. See kehtib nii olemasolevate töötajate kui ka kandideerijate kohta.

Uute AI-lahenduste hankimisel on soovitatav küsida pakkujalt otse, kas nende AI loob töötajatest individuaalseid profiile või analüüsib isikuandmeid. Kui süsteem põhineb isikute profileerimisel, on riskitase kõrgem ja see nõuab põhjalikumat kontrolli.