Kuidas viia läbi meeskonna koostöökokkulepete töötuba?

Igas meeskonnas, ka tugevas ja hästi toimivas, on kasulik aeg-ajalt koos maha istuda ja arutada, kuidas me tahame koos töötada. Mis aitab meil olla ühtne, efektiivne ja toetav? Mis vajab veel kokkuleppimist, et kõigil oleks lihtsam ja selgem?

Kas sina juhina oled kindel, et kõik meeskonna liikmed teavad, mis on teie ühine eesmärk? Ja kui neilt seda küsida – kas nad vastaksid ühtemoodi?

Selgus ei teki iseenesest. Ühtsed koostööpõhimõtted ei tähenda reegleid, vaid kokkuleppeid, mis loovad usaldust, toetavad koostööd ja lihtsustavad igapäevaseid otsuseid. Ja just selleks ongi hea korraldada koostöökokkulepete töötuba.

See ei pea olema pikk ega formaalne. Piisab teadlikust ajavõtust, selgest eesmärgist, toetavast struktuurist ja ausast arutelust.

Mis selle töötoa eesmärk on?

Koos töötamise viisid ei peaks kujunema juhuslikult või vaikimisi. Koostöökokkulepped aitavad:

tuua välja ootused ja väärtused, mida jagame
vähendada segadust ja arusaamatusi
suurendada vastutustunnet ja avatust
toetada meeskonna enesekindlust ja usaldust

Kõige olulisem: kokkulepped ei tule kuskilt väljast. Need sünnivad meeskonna enda seest.

Teemade näited, milles meeskond võiks kokku leppida:

Meeskonna missioon ja eesmärgid
Ühised väärtused
Meeskonnaliikmete rollid ja vastutusalad
Ootused edukaks koostööks
Kuidas annate üksteisele tagasisidet
Kuidas lahendate konflikte
Kuidas tähistate edu
Kuidas üksteist toetate
Meeskonna rituaalid, traditsioonid
Info ja kommunikatsiooni kanalide kasutamine
Mis juhtub siis kui kokkuleppeid ei täideta

Teemad võib otsustada ette, milles soovite kokkuleppele jõuda – aga neid võib valida ka töötoa käigus, sõltuvalt sellest, mida meeskond ise oluliseks peab.

Mis on juhi roll?

Juhi ülesanne selles töötoas ei ole vastuseid anda ega protsessi kontrollida. Sinu roll on luua õhkkond, kus inimesed julgevad ausalt rääkida. Usaldus tekib siis, kui juhina näitad, et sa ei otsi “õigeid” vastuseid, vaid väärtustad mõttevahetust. Küsi, kuula, hoia ruumi – ja lase meeskonnal ise sõnastada, mis neile päriselt oluline on.

Kuidas arutelu ülesehitada?

Üks lihtne viis töötoa ülesehitamiseks on kasutada Start–Stop–Continue meetodit:

Start: mille tegemist võiksime alustada, et meie meeskonnatöö veel paremini toimiks

Stop: mille tegemise peaksime lõpetama, nt millised harjumused või tegevused ei toeta meid enam?

Continue: mis meil hästi töötab, mille üle oleme uhked ja tahame kindlasti edasi teha

Lase inimestel mõtted esmalt individuaalselt kirja panna ja seejärel arutlege need koos läbi. Oluline pole kvantiteet, vaid see, et räägitakse päriselt sellest, mis on oluline.

Et töötoas oleks rohkem energiat ja kaasatust, kasuta liikumist ja loovust. Näiteks:

Liikuvad arutelupunktid: seintele riputatud küsimused, mille vahel inimesed liiguvad
Visuaalsed harjutused: joonista oma “ideaalne tööpäev” või “ideaalne koosolek”
Loov ülesanne tiimile: meisterdada “mis on meie eesmärk, “mida vajame eduks”
Hääletamine: milliste kokkulepetega on kõik nõus (nt märkida täpi kleepsudega või teha märge markeriga)
Anonüümsed kaardid: võimalus jagada ka seda, mida ei taheta valjult öelda

Kuidas head kokkulepped välja näevad?

Need on:

selged ja konkreetsed (mitte „rohkem suhelda“, vaid „vastame e-kirjadele 24h jooksul“)
koos loodud, mitte juhi ette antud
päriselt vajalikud, mitte lihtsalt ilusad sõnad
täidetavad, mitte ideaalid

Näited:

Me ei korralda koosolekuid ilma päevakavata
Kui keegi on haiguslehel, lepime kohe kokku, kes mille üle võtab
Korraldame kord kuus parimate praktikate jagamise koosoleku, lepime teemad eelnevalt kokku
Kui midagi jääb arusaamatuks, küsime kohe

Mis edasi?

Pange kokkulepped kirja – OneDrive, Google Docs, Notion, Powerpoint, seinale prinditud versioon, mis iganes sobib. Oluline on, et need ei jääks ühe korra jutuks.

Leppige kokku: