„Ma arvasin, et tean, mis teemaga see inimene arenguvestlusele tuleb,“ kirjeldab Thermory IT-juht Julia Ležeiko. „Aga eelinfo kaardistamine näitas, et probleem on hoopis mujal. See muutis kogu vestluse suunda.“

Arenguvestlused kipuvad organisatsioonides sageli muutuma formaalsuseks, sest küsimused on standardsed, vestlus liigub etteantud raamistikus ning juhid püüavad samaaegselt kuulata, kirjutada ja reageerida. Julia hüpotees oli lihtne: kui arenguvestluste esimene voor teha ettevalmistusena ning kasutada AI-d vastuste koondamiseks ja mustrite leidmiseks, muutub silmast silma kohtumine sisulisemaks.

Ettevõttes puudus konkreetne HR lahendus, kus arenguvestlusi digitaalselt hallata ja anaüüsida saaks. Nii otsustati katsetada selleks spetsiaalselt uut AI abil loodud arenguvestluste platvormi. See platvorm on loodud kasutades vibe codingut (vaibkoodimine). See on lihtne ja visuaalne programmeerimise viis mis võimaldab ilma keeruka koodita arendada lihtsamaid rakendusi ja automatiseeritud lahendusi. AI-põhise intervjuude analüüsi platvormi loomine võttis ligikaudu kaks päeva. Võrdluseks: klassikalise arenduslahenduse hinnapakkumine arenguvestluste platvormi arendamiseks oli ligikaudu 12 000 eurot. Kuigi selle konkreetse lahenduse tegijaks oli väline AI-partner, on teoreetiliselt igaüks võimeline sarnase platvormi ise vibe codinguga looma.

Loodud rakendusega said töötajad arenguvestluste küsimustele vastata omas tempos ja valida, et kas soovivad teha seda kirjutades, lindistades või videona. Seejärel analüüsis AI vastused ning tõi esile korduvad teemad ja võimalikud mustrid.

Tulemus? Julia sõnul pidas hüpotees paika.

Thermory arenguvestluste platvormi näide

„Varem läks arenguvestlusel palju aega 15 standardküsimuse läbimisele. Nüüd rääkisime 2–3 kõige olulisemast teemast ja läksime päriselt süvitsi. Ma ei ole varem tundnud, et arenguvestlused oleksid olnud nii sisukad.“

Ühe töötaja puhul märkas Julia juba enne vestlust frustratsiooni märke. Tema eeldas, et see tuleneb ühest konkreetsest teemast ning oleks läinud vestlusele selle eeldusega. Tegelikkuses oli murekoht hoopis mujal. See võimaldas juhil vestluseks teadlikult valmistuda ja fookust muuta.

Teise töötaja vastustest tuli selgelt välja soov võtta rohkem vastutust ja juhtida inimesi. „Kui ma oleksin läinud vestlusele oma esialgse arenguvisiooniga, oleks see inimese lukku pannud. Aga kuna mul oli eelinfo olemas, sain ma juba ette mõelda, kuidas seda soovi päriselt toetada.“

Oluline muutus ei toimunud ainult individuaalsel tasandil. AI koondas ka osakonnaülesed mustrid. Näiteks kerkis korduvalt esile töö paremini organiseerimise ja teiste töö ülevaate puudumise teema. „Kui teha vestlused ainult üks-ühele ja lives, siis 1,5 tunni jooksul võib osa mustreid tähelepanuta jääda. AI tõi need väga selgelt välja,“ ütleb Julia.

Just see mustrite nähtavaks tegemine ongi üks olulisemaid õppetunde. Üksikvestluses võib probleem tunduda individuaalne. Koondvaates võib selguda, et tegu on süsteemse teemaga.

Töötajad võtsid uue arenguvestluse formaadi positiivselt vastu. “Mitmed ütlesid, et nii on parem, sest saab enne rahulikult läbi mõelda ja ei ole kohe teist inimest vastas reageerimas.“ Lindistamise võimalus osutus paljudele kiiremaks kui kirjutamine ning keegi ei tundnud vajadust oma vastuseid hiljem ümber teha. Aga osad kasutasid ka kirjutamise võimalust.

Tehnilisi kitsaskohti tuli alguses samuti ette, näiteks lindistuste tekstiks töötlemisel, kuid need lahendati kiiresti. Täna näeb Julia järgmise sammuna oma tiimile intervjuude tegemist 2–3 korda aastas, sest ka töötajad ise leidsid, et kord aastas on liiga harv.

Kui küsida, mida ta ütleks täna ühele HR-juhile, kes kaalub AI kasutamist arenguvestlustes, on vastus selge: „AI ei asenda inimestevahelist vestlust. Aga ta on väga kasulik eelinfo kogumisel. Ja just see eelinfo annab silmast silma kohtumisele palju suurema väärtuse.“

Thermory kogemus näitab, et AI roll arenguvestlustes ei ole vestluse automatiseerimine, vaid vestluse ettevalmistamine. Kui juht ei pea enam samaaegselt küsimusi läbi käima, märkmeid tegema ja mustreid peas hoidma, tekib ruum päriselt kuulamiseks.