Persona – HRM lahendus, mis kasvas koos tööelu vajadustega

11 Jun

Kuidas hoida kõiki töötajate andmeid ühes kohas, muuta personalitöö sujuvaks ja samal ajal säästa organisatsiooni väärtuslikku aega? Just nendele küsimustele vastust otsides on aastate jooksul kasvanud Persona – personalihaldustarkvara, millel on selja taga ligi kolme kümnendi pikkune ajalugu ja mis pälvis 2025. aasta HR-lahenduse tiitli.

Probleem, mida ei saa ignoreerida

Igas organisatsioonis eksisteerib hetki, kus juht vajab töötajate andmeid kiirelt ja täpselt. Kui info on hajutatud Excelitesse, kaustadesse ja postkastidesse, võivad kriitilised otsused viibida. Veelgi enam – killustatud andmed takistavad süsteemset personalijuhtimist ning raiskavad töötajate ja juhtide aega. Persona loodi just sellistest olukordadest välja kasvades: pakkuda platvormi, mis ühendab kogu töötajate elu puudutava info, tööriistad ja aruanded ühte kohta.

Lahendus, mis sündis vajadusest, mitte ambitsioonist

Esimene versioon Personast valmis 28 aastat tagasi riigisektori tellimusel. Sellest hetkest alates on tarkvara kasvanud koos ajaga, reageerides muudatustele tööelus ja klientide tagasisidele. Arendused pole kunagi olnud juhuslikud – need on sündinud koostöös kasutajatega, lahendades päriselu probleeme nagu töögraafikute haldus, palgaarvestus või töötajate iseteenindus.

Persona meeskond ei käsitle tarkvara kui valmistoodet, vaid vaatleb seda elava süsteemina, mis vajab pidevat kohandamist: uute tehnoloogiate lisamist, andmeturbe tugevdamist ja kasutajakogemuse lihtsustamist.

Väljakutsed, mis kujundasid lahendust

Töötava ja laialdaselt kasutatava süsteemi arendamine tähendab, et iga muudatus peab olema hoolikalt läbimõeldud. Persona puhul on suurimad katsumused seotud tehnoloogia uuendamisega, kasvava kasutuskoormuse toetamisega ning arendusmeeskonna töö jagamisega uute funktsioonide loomise ja olemasoleva toetamise vahel.

Tulemused, mida märgatakse

Persona kasutajad on toonud esile, et suurim väärtus ei seisne ainult funktsioonides, vaid tööaja kokkuhoius ja töötajakogemuse paranemises. Iseteenindusportaalid on muutnud tööelu mugavamaks – olgu tegemist puhkuse taotlemise, pangakonto muutmise või palgateatise vaatamisega. Need väiksed detailid, mis varem nõudsid eraldi kirjavahetusi või juhendite otsimist, on nüüd lihtsad ja loogilised.

Auhind, mis tuli õigel ajal

Persona pälvis aasta HR-lahenduse tiitli peamiselt tänu oma uuele iseteeninduse lahendusele. Kuigi meeskond oli selle arendamisse andnud kogu oma aja ja energia, üllatas klientide kiire omaksvõtt siiski positiivselt. See näitas, et tehtud töö ei olnud mitte ainult tehniliselt korrektne, vaid ka kasutajate jaoks tähenduslik.

Vaade tulevikku

Persona meeskond usub, et tulevik toob personalitarkvarale uusi ootusi: mugavus ja kasutajasõbralikkus peavad käima käsikäes kõrge andmeturbe ja süsteemide koostalitlusega. Seetõttu on arendustöös fookuses iseteeninduse edasiarendus kogu töötaja “elukaare” katmiseks, AI-võimekuse suurendamine ning kohalike omavalitsuste eripäradega arvestamine.

Õppetunnid neile, kes kaaluvad HRM lahenduse juurutamist

Üks olulisemaid soovitusi Persona meeskonnalt on lihtne: kaardistage kõigepealt, millist probleemi soovite tarkvaraga lahendada. Olgu see andmete haldamise lihtsustamine, juhtimisaruannete kiirem koostamine või töötajakogemuse parandamine – eesmärk peab olema selge. Lisaks tuleks HR-tarkvara käsitleda organisatsiooniülese tööriistana, mis loob väärtust igal tasandil, mitte ainult personaliosakonnas.