Kas tunned end ära?

Pooled töötajad on puhkusel, teine pool valmistub puhkuseks sina aga istud keset Exceli tabeleid, kalendreid ja kinnitamata taotlusi, ees suur hulk küsimusi:

Kes on puhkusel?
Millal keegi puhkab ja kui kaua?
Kes asendab puuduvat töötajat?
Kas keegi üldse teab, kus on kõige värskem versioon puhkusegraafikust?

Kõlab tuttavalt? Sa ei ole üksi.

Iga-aastane puhkustehooaeg toob paljudes ettevõtetes kaasa sama stsenaariumi, manuaalsed süsteemid, segadus taotlustega ja juhid, kes peavad otsuseid langetama ebatäpse info põhjal.

Uskumatu, aga paljude ettevõtete "digitaalne puhkustegraafik" on siiani... Exceli tabel. Kuigi Excel on tuttav ja paindlik tööriist, ei ole see loodud personaliandmete, puhkuste ega tööaja haldamiseks. Sellel puuduvad automaatsed kontrollid, läbipaistvus ja vastavus tööõigusele – mis muudab selle pigem ajutiseks abivahendiks, mitte jätkusuutlikuks lahenduseks.

Sageli on probleem selles, et süsteemi pole lihtsalt loodud. Puhkuste haldus käib inertsist – nii on alati tehtud. Aga igal suvel muutub see raskemaks ja vigu tekib aina rohkem. Juhtidel kulub üha rohkem aega puhkuste planeerimisele ja töökatkestuste ennetamisele. Lisaks ei tähenda digitaalsus üksnes mugavust, vaid ka turvalisust. Isikuandmeid, eriti tervise- ja tööandmeid, tuleb hallata kooskõlas andmekaitse nõuetega. Exceli tabelid, mida jagatakse meilitsi ja hoitakse lahtistes kaustades, ei taga seda. Digitaalne süsteem aitab sind ka selles.

Aga mis oleks, kui see kõik saaks olla palju lihtsam?

Saab! Digitaalne puhkustegraafik ja läbimõeldud süsteem aitavad vältida puhkuste halduskaost – mitte ainult praegu, vaid ka järgmisel pühadehooajal või suvel. Puhkuste periood toob kaasa keerulisi küsimusi: kes on puhkusel, kas kõik taotlused on kinnitatud, kas tööülesanded on kaetud? Kui oled juba sellel suvel tunnetatud kaost või segadust, siis on selge – süsteem vajab uuendust. Pärast igat puhkuste hooaega tuleks küsida: Kas see, kuidas me puhkusi haldame, toetab meie ettevõtte sujuvat toimimist? Kui vastus on ebalev või negatiivne, on aeg liikuda digitaalsele lahendusele.

Puhkuste digitaalne haldamine – miks see aitab?

Kogu puhkuste arvestuse kaos saab alguse sellest, et protsess on katkine, hajus ja manuaalne. Puhkusi taotletakse e-kirja teel, kinnitatakse suuliselt ja kantakse käsitsi Excelisse – tulemuseks on vigade oht ja pidev segadus. Ühtne süsteem võimaldab automatiseerida korduvad toimingud ja hoida kogu info alati ajakohasena. Lisaks annab see juhtidele ja töötajatele selge ülevaate puhkuseolekutest ja jääkidest.

Töötaja näeb oma reaalset puhkusejääki ja esitab puhkusetaotluse otse süsteemis – mitte meiliga ega paberil.
Juht näeb kohe, kas kuupäev kattub kellegi teisega – ja saab kinnitada või vajadusel koheselt muuta.
Puhkus kajastub automaatselt nii puhkusegraafikus kui ka tööajaarvestuses.
Kõik osapooled saavad teavituse ja ülevaade on selge – alati.

Mida digitaalne puhkustegraafik võimaldab?

Wemply tarkvara aitab sul liikuda igapäevasest tulekahjude kustutamisest sujuva ja etteplaneeritud töökorralduseni.

Kui kõik toimub ühes keskkonnas, jääb vähemaks ka omavahelist segadust ja arusaamatusi. Töö sujub, inimesed tunnevad end kindlamalt ja keegi ei pea muretsema, kas tema taotlus "on kuhugi kadunud". Juht saab kiiremini ja paremate andmete põhjal otsustada.

Selge ja jagatav puhkusegraafik kogu tiimile
Reaalajas ülevaade puhkuste taotlustest ja olekust
Automaatne arvestus töötaja puhkusepäevade jäägist
Integratsioon palgaarvestusega – vähem topelttööd

Tulemuseks on rahulikum juht, rahulolevam töötaja ja vähem administreerimist.

Kui soovid olla paremini valmis järgmiseks puhkusteperioodiks või lihtsalt muuta puhkuste haldamine sujuvamaks ja süsteemsemaks, siis tee esimesed sammud juba täna:

Kaardista, mis läks viltu. Kas oli liiga palju kattumisi? Kas info liikus liiga aeglaselt? Kas juhtidel puudus ülevaade?
Too meeskond ühte kesksesse süsteemi. Nagu näiteks Wemply tarkvara, kus kõikidel meeskonnaliikmetel on juurdepääs enda isiklikule kasutajale.
Koolita oma töötajaid, aga hoia protsess lihtsana. Kui taotlus võtab aega 30 sekundit, kasutatakse seda meelsasti.
Sea reeglid varakult paika . Järgmine suurem puhkusteperiood on juba uks ees ja sa ei pea seda kartma kui sinu ettevõtte digitaalne puhkustegraafik seda toetab.

Ära lase järgmisel puhkustehooajal end taas üllatada. Kui tänane süsteem tekitab rohkem segadust kui selgust, on aeg midagi muuta. Selge, läbipaistev ja lihtsasti kasutatav puhkustegraafik ei ole luksus – see on hädavajalik. Wemply tarkvara aitab sul luua toimiva süsteemi, mis töötab kogu tiimi kasuks. Pole tähtis, kas su meeskonnas on 5 või 50 inimest – läbimõeldud protsess aitab kõiki.

Allikas: Wemply