Kuidas tõsta tõhusust ja vähendada stressi nii endal kui ka meeskonnal?

24 Apr

Ma olen süsteemne. Väga süsteemne. Kui keegi alles alustab probleemi kirjeldust, on mul tegevusplaan juba valmis. Kolleeg ütles kord naljatades, et minuga ei teki võimalust, et arutada – plaan on juba varem valmis ja seda juba enne kui tema oma mõtte lõpuni jõuab rääkida.

Kuid siis tuli coaching. Esimest korda ma päriselt kuulasin, ei pakkunud lahendust. Kuulasin lihtsalt inimest. 30 minutit. Temale tegi see päevaks tuju heaks. Mina olin šokis – kui suur erinevus võib tulla lihtsalt olemisest, mitte tegemisest.

Umbes samal ajal oli meil kodus keeruline aeg. Mu tütar käis adenoidi operatsioonil ja pärast seda läks kõik veelgi keerulisemaks. Lapse kiired tujumuutused, vägivaldsus, tohutu unepuudus – kodus ei olnud lihtne olla. Meie, süsteemsete plaanijate pere, oleme kurnatud ja väsinud.

Kui ma nägin oma abikaasa käsi, mis olid täis sinikaid... see oli täielik äratus.

Me olime proovinud kõike – rohkem tähelepanu, rohkem aega, rohkem reegleid.

Aga lahendus tuli teisest kohast. Abikaasa sõitis koos lapsega spaasse. Nende kahekesi veedetud aeg ja täielik kohalolu. Armastus, mitte distsipliin.

Mu tütar muutus sisuliselt üleöö. Ja mina ka. Ma õppisin, et produktiivsus ei tähenda alati rohkemat ega paremat. Vaid vahepeal lihtsalt vähem tegemist ja rohkem kohalolu.

———

23. aprillil toimus ajaplaneerimise veebinar. Rääkisime, kuidas tõsta tõhusust ja vähendada stressi. Külas oli personalivaldkonna spetsialist Kai Saard – inimene, kellele elevust pakub juhtide toetamine, parem juhtimine Eestis ning see, et nii tema tiim kui Eesti inimesed saaksid päriselt väärtusliku teavet juhtimisest.

Veebinaril jagasime kolme põhimõtet, mis aitavad kõigil lihtsamalt alustada:

1. Võta kontroll enda ülesannete üle

Kui Sinu ideed, plaanid ja ülesanded on laiali kümnes kohas – post-it’id, meili mustandid, telefoni märkmed – siis pole ime, kui tähtsad asjad kaotsi lähevad. Süsteemita elu toob kaasa stressi ja tunde, et kogu aeg jääb midagi tegemata.

Lahendus on siin samas - vali üks konkreetne tööriist (Apple Notes, Notion, TickTick vms), kuhu kogu info, märked ja mõtted talletada. See ei pea olema ideaalne ega perfektne – peaasi, et Sul tekib harjumus kogu info ühte kohta panna.

Fookuse seadmiseks on hea küsida endalt: “Kuidas minu süsteem asjade haldamiseks praegu loodud on?”

2. Kaitse oma tähelepanu – teadlikult ja järjekindlalt

Kõned. Sõnumid. Planeerimata koosolekud. Meilid. Teavitused. Meeskonnakaaslaste „kiire küsimus“. Pole ime, et fookus hajub ja tööpäev libiseb käest enne, kui jõuad päriselt olulise projektini.

Lepi kokku selged ajad, mil oled kättesaadav – ja ajad, mil mitte. Näiteks: „10–12 on vaikne aeg – keskendun süvenenult ja ei vasta kirjadele” või hoopis: “Teeme koosolekud pärast kella 13”. Kui vaja, pane oma lauale fookuse lipp – Sinu fookus on püha, anna sellest teistele märku.

3. Kasuta ära oma parimat aega

Igaühel meist on päeva sees ajad, mil tunneme end vaimselt erksana ja loovana. Ära ole üks paljudest, kes raiskavad need tunnid „pisitöödele“ või koosolekutele, mis ei vaja tegelikult maksimaalset fookust.

Tee endale selgeks – millal on Sinu tipp-tund? Sea sinna oma kõige olulisemad ülesanded. Loo endale rutiin, defineeri töö enne alustamist ja ära lase end segada. Keera teavitused kinni. Jaa, kõik. Isegi e-post!

Pisikene võit iga päev kasvatab pikas plaanis hiiglaslikke muutusi.

Mida arvas Kai?

Kai tõi välja, et kui inimene on väsinud või soovib midagi, siis see kummitab teda kogu päeva vältel. Seetõttu prioritiseerib ta, et esmalt tegele enda vajaduste täitmisega ja siis tööga. See mõjutab tema silmis produktiivsust enim. Lisaks jagas Kai mõtteid, mis on teda ennast aidanud.

Tema igapäevane töövahend on Notion – rakendus, kus tal on kõik vajalik alati ühes kohas ja igal pool kättesaadav. Aastaid arvas ta, et on õhtuinimene, kuni ühel hetkel taipas läbi Robert Sharma raamatu “Kella 5 klubi”, et tema aju töötab tegelikult kõige paremini just varahommikul. Sellest alates alustab ta päeva enda asjadega ja alles seejärel võtab ette tööülesanded.

Päeva jooksul hoiab ta fookust ka toitumisega – lõunal liiga täis kõhtu ei söö, sest see pärsib keskendumist. Tema jaoks on luksuseks võimalus töötada erinevates kohtades – keskkonna vahetus mõjub ajule ergutavalt ja loob mõnusat vaheldust.

Kõige olulisemaks peab Kai aga väsimuse märkamist ja sellega tegelemist kohe päeva alguses. Kui oled läbi, ei tule ka head tulemust. Tema usub, et just taastumine ja energia juhtimine määravad lõpuks ära, kui produktiivne keegi tegelikult on.

Kuidas siis ikkagi alustada?

Kõige tähtsam küsimus: mis on üks väikene samm, mida saad teha juba täna? Kas koondada oma ideed, to-do listid, mõtted ja märked lõpuks ühte rakendusse kirja? Luua vaikne aeg? Keerata kinni märguanded?

Pole vaja muuta kõike korraga. Alusta ühest. Ja vaata, kuidas peale seda end tunned ja tulemused muutuvad.